ペーパーレス化は、すべての書類を一度に電子化する必要はありません。郡山・福島の中小企業では、保管場所を取り、探す機会が多い請求書や見積書など、効果が見えやすい書類から始めるのが現実的です。
最初に対象を決める
「毎月増える」「複数人で参照する」「過去分をよく探す」という条件に当てはまる書類を一種類選びます。保存期間や原本保管の必要性も、税理士や関係機関に確認しておきましょう。
スキャナとPDFの選び方
- 両面を自動で読み取れるADF付きスキャナを選ぶ
- 文字検索できるOCR機能を利用する
- ファイル名を「日付_取引先_書類種別」で統一する
少量なら複合機やスマートフォンのスキャン機能でも開始できます。読み取り後は傾きや欠けがないか確認し、PDF形式で保存します。
クラウド保存の基本
担当者のパソコンだけに置かず、権限設定ができるクラウドストレージへ保存します。部署別・年度別のフォルダ構成、削除権限、バックアップ方法を先に決めると混乱を防げます。まず1か月試行し、検索時間や印刷枚数の変化を確認してから範囲を広げましょう。